En Fynkus nos hemos planteado hablar de todas las materias que envuelven la actividad de un Administrador de Fincas. Y en este vídeo te hablamos de contabilidad básica para administrar una comunidad de propietarios. ¡No te lo pierdas!
Las empresas en España y en prácticamente todos los países, deben de presentar las cuentas de su empresa todos los años en el Registro Mercantil. Los motivos principales son que personas ajenas puedan analizarlas, como por ejemplo un Inversor, el Banco para darte crédito o un inspector de Hacienda. Para que estas personas puedan entenderlas, han de cumplir ciertas reglas como presentar los balances de una determinada forma o usar siempre la misma numeración de las cuentas para cada uno de los gastos o ingresos relacionados con la contabilidad de la comunidad.
Para una Comunidad de propietarios, ¿Es obligatorio seguir con estas reglas?
Pues la respuesta es que de momento NO están obligadas.
Aun así muchos de los programas de gestión para administrar fincas siguen unos principios contables por detrás, casi idénticos a los que sigue una empresa.
FYNKUS es uno de esos programas que también cumple con esos criterios.
Y aquí es donde incidimos en las ventajas de llevar una contabilidad respetando algunos de estos principios contables, ya que no solo nos dará una imagen más profesional, sino que esas reglas y principios están ahí por algo.
Un ejemplo de estas ventajas es acostumbrarse a registrar las facturas por un lado y actualizar el extracto del banco contra la cuenta contable de los proveedores por otro.
Entonces, ¿De qué forma podemos organizar un sistema de Contabilidad Básica para una Comunidad de Propietarios, y así entenderla mejor y mas fácilmente?
Uno de ellos es nombrar y ponerle un número de cuenta a nuestros gastos o ingresos acordes a un “PLAN GENERAL CONTABLE” que sería algo así como una plantilla de cuentas contables predefinidas que podemos completar con cuentas de gastos especiales que tengamos en una comunidad de propietarios.
En FYNKUS tenemos un plan de cuentas ya cargado de serie en la contabilidad de la comunidad, cumpliendo con unos estándares y que se ha modificado ligeramente para adaptarse a los movimientos que tiene una comunidad de propietarios.
Otra de las reglas es que los asientos contables que nuestro programa haga por detrás sin darnos cuenta, cada vez que registramos un movimiento del banco, registramos una factura de gasto o creamos una cuota, cumplan con unas reglas contables.
Esto nos permitirá tener una estructura de asientos contables dentro de un libro diario, muy bien organizado con el que luego podremos sacar cualquier tipo de balance contable.
Pero ¿Qué es un asiento contable, que es un libro mayor y que es un libro diario?
Un asiento contable es el modo en que se registra cualquier acción en la contabilidad de la Comunidad.
Dependiendo de lo que queramos registrar se genera un asiento contable distinto:
Un asiento contable tiene para entendernos dos columnas distintas que suman el mismo importe, una de esas columnas se llama DEBE y otra columna se llama HABER.
El objetivo de este vídeo no es que entiendas como hacer un asiento contable a partir de un gasto o un movimiento bancario, sino que entiendas que hay una cosa que se llama asiento contable que es como un ladrillo que nos permitirá poco a poco construir la casa, que sería la contabilidad de la comunidad.
¿Qué es un LIBRO DIARIO?
Un libro diario será el sitio donde iremos poniendo todos estos asientos contables uno detrás de otro, ya está. Es el almacén donde quedan todos los asientos contables registrados.
¿Qué es un LIBRO MAYOR?
Como hemos dicho tenemos unas cuentas contables para todo. Una propiedad tiene su propia cuenta contable, un gasto determinado también, una cuota trimestral también…. Por tanto cuando hagamos algo en el programa de gestión este lo meterá en la cuenta contable correspondiente.
¿Por qué tener un periodo o ejercicio contable?
Como hemos dicho antes, normalmente las cuentas de una empresa y también las de una comunidad, se cierran cada año o lo que es lo mismo, hay que presentarlas y aprobarlas cada año.
Una vez aprobadas, se cierra ese periodo y comienza otro periodo nuevo.
Cerrar un periodo significa que lo que hayamos presentado en su momento a los vecinos y nos hayan aprobado, es inamovible y nuestro programa de gestión no debería de dejarnos editar.
¿Te imaginas que por error borras un movimiento de hace 5 años y el banco en tu programa te empieza a descuadrar con el saldo del banco real y tienes que irte para atrás para buscar el error….¡Locura! 🙀
De esta manera los periodos contables son como contenedores en los que metemos todos los asientos de ese periodo y nos sirven en pocas palabras para hacer borrón y cuenta nueva, empezando otro ejercicio contable, que será anual.
Cada ejercicio contable tendrá un LIBRO DIARIO distinto lleno de asientos contables.
Pero habrá 3 asientos contables especiales en cada uno de estos ejercicios.
🔴El asiento de apertura, que será el asiento que nos dirá en qué situación están todas nuestras cuentas contables y mostrará el saldo de cada una de ellas. Recuerda que contabilidad de la comunidad es el reflejo del saldo de los proveedores, propiedades, bancos e ingresos y gastos.
Estos asientos de apertura los hace solo el programa en base a como termino el ejercicio anterior, en el caso de que sea nuestro primer ejercicio en esa comunidad, deberemos meterlo a mano. En FYNKUS lo llamamos situación inicial contable y es tan fácil como seguir 4 pasos donde también te damos la opción de meter un fondo de reserva por propiedad si es que lo quieres reflejar cada año.
🔴Otro asiento es el de cierre, que es el que se genera automáticamente cuando se cierra un ejercicio o periodo contable. Este asiento nos sirve para arrastrar los saldos de un ejercicio al siguiente. Por ejemplo lo que deben los vecinos, el saldo de la cuenta bancaria o lo que debemos a un proveedor. Si no existiese este asiento, al principio de cada ejercicio no tendríamos nada en el banco y no deberíamos ni nadie nos debería….lo cual no es correcto.
🔴El último asiento es el de regularización. Este asiento también lo genera solo nuestro programa de gestión, y su cometido es dejar todas las cuentas de gastos e ingresos a cero, para empezar el nuevo ejercicio sin arrastrar ningún gasto o ingreso que ya hemos tenido en el ejercicio anterior… ¿tiene sentido no?
Pues aquí acaba nuestra clase de conceptos de contabilidad básica para una Comunidad de Propietarios. Si quieres saber acerca de programas para llevar la contabilidad no dudes en entrar en el enlace.