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En este Fynkus Talks nos encontramos con Pablo Ruiz, CEO de Acerta Gestión y Fran Martínez, CEO de Fincas Cholo para hablar sobre la evolución de la profesión, el crecimiento de un despacho de administración de fincas, actividades de valor y tendencias entre otros aspectos relacionados con la profesión.

¿Cuál es la tendencia en un despacho de administración de fincas actual?

El factor humano en una profesión como esta tiene una importancia primordial. De hecho, Pablo afirma que «son las personas quienes te permiten dar buen servicio al cliente». Por este motivo, rodearte de un buen equipo en el despacho será vital si quieres ser un buen administrador de fincas.

En ambos casos coinciden en que actualmente la digitalización de los documentos es fundamental. Por otro lado, existen dos tipos de tareas: unas más rutinarias y otras de gran valor añadido para el cliente, que son las relacionadas con la gestión, visita al edificio, atención al cliente, trato personalizado… De esta forma, en los despachos se tiende hacia la especialización de los empleados con el objetivo de que el administrador pueda dedicarse más a aquellas actividades clave para los propietarios.

¿Qué perfil profesional debería incorporar un despacho en proceso de escalada?

El crecimiento de un despacho de administración de fincas implica captar nuevas comunidades de propietarios, lo que conlleva un mayor volumen de juntas, entre otras muchas cosas. Dado que este es un aspecto importantísimo en la profesión, para que un despacho pueda crecer necesitará contar con profesionales capaces de asistir a las juntas vecinales y asumir la gestión integral de las comunidades. Es decir, el perfil que mejor se adapta es el de un administrador de fincas.

Si bien es cierto que, en ocasiones, esto no es fácil debido a que no todo el mundo se siente cómodo en la asistencia a juntas. Otro aspecto importante es poder compaginar horarios, ya que, muchas comunidades no pueden celebrar juntas hasta cerca de las 20h, por lo que esto se convierte en un hándicap a la hora de contratar nuevas personas. Ante esta situación, se puede intentar adelantar un poco el horario de juntas, aunque también está cobrando fuerza la vía de las juntas virtuales dado que ofrecen una mayor flexibilidad

¿Se debe externalizar la gestión de incidencias y siniestros?

Tanto Pablo como Fran coinciden en que la resolución de incidencias es una actividad de alto valor añadido, donde cada despacho deja su propio sello. Aquí se aprecian las particularidades de los despachos y las comunidades dado que no en todas se tiene el mismo grado de autonomía. Por este motivo,  la externalización no es una opción que consideren en sus despachos. Tanto es así, que afirman que este es uno de los aspectos por los que más te valoran como profesional.

Recalcan también la importancia de ser proactivo y estar cerca del cliente. Hacer un buen seguimiento y llamarle tras la resolución de la incidencia con el objetivo de cerciorarse de que ha quedado satisfecho.

La importancia del compañerismo en la administración de fincas.

Hay que dar sentido a la expresión «compañeros». Anteriormente había mayor recelo entre despachos, pero de un tiempo a esta parte, Pablo afirma que ha podido encontrarle sentido a la palabra dentro de la profesión. Nos cuenta que una vez al mes se reúne con distintos compañeros para comparar y compartir procesos de sus despachos para, de esta forma, crecer y mejorar entre todos.

En el caso de Fran, lo confirma e indica que avanzamos de unos despachos cerrados hacia unos más abiertos, ya que, cada vez es más habitual compartir información con otros compañeros sobre productividad o procesos de un despacho e incluso existen grupos de WhatsApp u otras plataformas en los que se transmite información de valor.

Formación en el sector.

Tareas como la contabilidad cada vez tienen un mayor grado de automatización. En cambio, la comunicación, empatía o la cercanía que caracterizan a los administradores de fincas es algo difícil de sustituir. Por este motivo, trabajar estas habilidades será fundamental, tanto para actuales, como para futuros administradores.

Una buena forma de aprender es mediante la interacción entre compañeros. Ponencias, charlas, debates… se convierten en la mejor forma de aterrizar la problemática del día a día de un administrador de fincas y poder aprender de ello. De ahí que sea tan importante avanzar hacia despachos abiertos.