¿Cómo afectarán los nuevos modelos organizativos a la gestión del conocimiento en los despachos? Te contamos qué herramientas te ayudarán para que tu negocio siga funcionando a la perfección

Ponemos la guinda a nuestro equipo de alto rendimiento tratando la colaboración, comunicación y gestión del conocimiento dentro de un despacho de administración de fincas. Estos tres aspectos actuarán como pegamento para unir todos los temas que hemos visto en las lecciones anteriores del módulo.

¿Te imaginas un despacho en el que cada empleado tenga horarios de trabajo adaptados a sus necesidades? Es decir, una flexibilidad horaria que, combinada con el teletrabajo, permita compaginar perfectamente trabajo y vida personal.

Actualmente, con la jornada laboral de 4 días asomando la cabeza y el uso, cada vez más intensivo, de tecnología en la administración de fincas, nos enfrentamos a un nuevo escenario en el que solo aquellos administradores que se adapten mejor y más rápido a estas nuevas fórmulas organizativas tendrán una clara ventaja competitiva frente al resto.

Ventajas de trabajar bien la colaboración, comunicación y gestión del conocimiento en tu despacho

Con la adaptación a estos nuevos modelos organizativos que están surgiendo, el objetivo es que las 3 partes implicadas en tu negocio salgan ganando:

• Tus empleados se verán beneficiados por esta flexibilidad que les permitirá conciliar mejor su trabajo y vida personal.
• La empresa aumentará su productividad y rentabilidad. Además incrementará su capacidad para atraer y retener el talento.
• Los clientes estarán gestionadas por un equipo con las ideas claras y que usará correctamente sus datos.

¿Qué retos debes plantearte para conseguirlo?

• Lograr que la información y el conocimiento queden en la organización y todo el personal (presente y futuro) pueda aprovecharla.
• Hacer que todo el equipo esté coordinado y centrado en los objetivos marcados por los OKR.
• Garantizar que todo el equipo tenga acceso en tiempo real a los datos necesarios para desempeñar mejor sus tareas.
• Conseguir que los clientes perciban un despacho cohesionado en el que todas las áreas conozcan lo que cada miembro está haciendo.
• Hacer ver a tus clientes que, por encima de la presencialidad, hay que valorar la eficacia, agilidad, la transparencia y los resultados.
• Implantar en el despacho una cultura de mejora continua en la que el crecimiento profesional del equipo sea equilibrado, sin dejar atrás a nadie.

Seguramente, muchos ya os habréis hecho estas preguntas y habéis tomado medidas para lograrlo. Unas veces, con buenos resultados y, otras, con cierta decepción. Y es que, no hay una fórmula secreta para resolver de manera exitosa las 6 cuestiones anteriores. Lo que sí haremos, es contarte los mejores tips y herramientas para mejorar la colaboración y gestión del conocimiento en tu despacho de administración de fincas.

Consejos y herramientas para mejorar la colaboración y gestionar correctamente el conocimiento

Utiliza un sistema de mensajería interna

En un despacho en el que haya gente teletrabajando y de manera asíncrona, es imprescindible establecer un canal de comunicación que compense la falta de presencialidad.

Es decir, un sistema de mensajería interna que os permita comunicaros por chat, vídeo, audio y en el que la información quede guardada. De esta forma, podrás consultar un apunte siempre que lo necesites. Nosotros te recomendamos dos herramientas clave:

• Slack.
• Microsoft Teams.

Seguramente, son las dos herramientas de comunicación interna más extendidas. Y hay 5 claves que hacen que estas herramientas sean idóneas para un despacho de administración de fincas:

• Queda registro de cualquier comunicación entre compañeros. De esta forma evitarás malentendidos.
• Es fácil buscar texto, archivos… cualquier cosa está a golpe de clic. Así que, olvídate de perder tiempo buscando o tratando de recordar información relevante.
• Permite trabajar de forma asíncrona y comunicarte con compañeros, aunque no estén conectados.
• Puedes integrarlas con otras herramientas que estés utilizando a diario.
• Permite configurar avisos, alertas o mantenerlo en segundo plano para evitar interrupciones innecesarias que reducen tu productividad. Incluso puedes habilitar canales específicos para departamentos concretos, urgencias…

Otra herramienta que puede ayudarte a mejorar la organización de tu despacho es Trello. En nuestro curso de administrador de fincas 4.0 dedicamos un capítulo a enseñarte cómo utilizar Trello en un despacho de administración de fincas.

Emplea un CRM ágil y sencillo

Conviene no confundir CRM con ERP. Un CRM (Customer Relationship Management) es para gestionar la relación con tus clientes.

3 motivos por los que debes utilizar un CRM si eres administrador de fincas

• Organizar todas las incidencias, llamadas o siniestros que nos llegan al despacho y llevar un seguimiento estricto de las mismas.
• Recopilar información para alimentar nuestra base de datos y personalizar cada vez más nuestra relación con los clientes.
• Automatizar lo máximo posible todo este flujo de incidencias, siniestros, llamadas, consultas, recordatorios de morosidad. En general, todo lo que te va llegando de fuera que, normalmente, es lo que más tiempo te quita.

En el caso de los administradores de fincas, es importante que este CRM esté integrado con nuestra base de datos de propietarios y proveedores, que encontrarás en tu programa de gestión de comunidades o ERP.

Características clave de un buen CRM

• Debe ser ágil, rápido y sencillo.
• Tiene que estar conectado con tu base de datos de clientes y proveedores.
• Es importante que ofrezca la posibilidad de conectarlo con los canales de comunicación que utilices con tus clientes y proveedores.
• Debería permitirte automatizar los procesos que más tiempo me quitan. O, al menos, tener el potencial para hacerlo en un futuro si es que está creciendo.
• Debe estar en la nube.

Es importante tener en cuenta que no todo se basa en la tecnología, sino que es importante adaptar los procesos internos del despacho. Y para conseguir esta ardua tarea tenemos nuestro módulo 1 dedicado a establecer procesos y procedimientos en un despacho de administración de fincas.

Incorpora herramientas y aplicaciones que potencien la agilidad, coordinación y transparencia en el despacho

En el caso de la administración de fincas, no solo es necesario que el despacho sea ágil, sino que todas las personas estén alineadas y con el foco hacia objetivos comunes. En el capítulo 5 de este módulo ya te hablamos de los beneficios de los OKR en la administración de fincas.

Esto nos obliga a incorporar algo de innovación en la organización del despacho. Algunas recomendaciones serían las siguientes:

• Establece una reunión semanas. Procura que sea siempre el mismo día y a la misma hora para tratar lo que se ha hecho durante la semana y planificar los objetivos de la siguiente. Esta medida te ayudará a que todo el equipo mantenga el foco en los objetivos y que nadie se descuelgue.
• Incorpora la tecnología en tu despacho. Si quieres mejorar la transparencia y gestión del conocimiento en el despacho, debes trabajar con alguna herramienta de gestión de tareas muy visual. Aquí apostar por la metodología KANBAN y herramientas como Trello te resultarán de gran ayuda para organizar las juntas y llevar un control de tareas importantes en cada comunidad. Incluso para gestionar procesos de morosidad o los flujos de trabajo con tus proveedores.
• Tener un dashboard. Es una tendencia en auge ya que recoge en un mismo panel toda la información del despacho con indicadores clave y gráficos que se vayan actualizando en tiempo real.

Ser transparente con los clientes es fundamental

Debes mostrar y conectar toda esa información y datos con tus clientes e incluso proveedores. Además de ahorrarte muchas llamadas innecesarias, hará que la presencialidad en el despacho no sea imprescindible. Además, muchas consultas podrían realizarse a través de la app o un chatbot sin que sea necesario tener siempre una persona al otro lado del teléfono.

Los nuevos propietarios demandan transparencia y no querrán ir detrás del administrador de fincas para todo tipo de consultas. Por ello, es fundamental que incorpores herramientas como una app para vecinos que se actualice en tiempo real, algo que mejorará (y mucho)  tanto tu imagen profesional, como la de tu despacho.

Y con todos estos consejos para mejorar la gestión del conocimiento en tu despacho cerramos este último capítulo del Módulo 4. Esperamos que te hayan sido de gran ayuda.