Hoy veremos las 6 claves imprescindibles para organizar el día a día y planificar el trabajo en un despacho de administración de fincas
La organización es lo principal
En un despacho de administración de fincas, para empezar bien nuestro día, es fundamental organizar nuestra jornada de trabajo y no nos referimos a lo que tenemos que hacer, sino al cuándo hacerlo.
Tenemos que aprender a distribuir las tareas en nuestras jornadas laborales, para que le saquemos el mayor provecho a cada minuto y sepamos cuándo es el mejor momento para hacer cada cosa.
Esto depende del tipo de tarea y del tipo de persona. Cada persona es distinta y cada trabajador del despacho también.
- Algunos comienzan la jornada llenos de energía y llegan al final de la jornada laboral agotados.
- Otros en cambio, son más constantes y aunque a primera hora están más concentrados, son capaces de mantener ese nivel durante casi todo el día.
- Del mismo modo hay personas que se van activando según va pasando el día, y encuentran en las horas de la tarde su momento de mayor productividad.
Así que cada persona debe de saber cuales son sus horas de mayor concentración y cuando va a sufrir menos interrupciones , o lo que es lo mismo cuando la calidad del tiempo es mayor, que normalmente suele ser a primera hora.
Las tareas del día de un administrador de fincas
A lo largo del día tenemos tres tipos de tareas:
- Las importantes y complejas
- Las tareas administrativas , que no son tan importantes, y que las reservamos para momentos del día en el que no necesitamos estar tan concentrados ya que implican un esfuerzo medio: por ejemplo revisar el estado de incidencias.
- Por último, tenemos tareas que requieren un mínimo esfuerzo : son casi automáticas. Ejemplos de estas tareas pueden ser hacer llamadas, registrar facturas, etc.
Como ya hemos recalcado a lo largo de este módulo, hemos de poner el foco en lo importante , así que vamos a centrarnos en esas horas felices de alta productividad, que son las que nos van a hacer avanzar.
Dedica unos minutos a pensar en cosas que te ayuden a concentrarte y busca esos activadores para dedicarte a las tareas importantes.
Para muchos administradores ese momento se encuentra a primera hora de la mañana, después de un café, con unos cascos escuchando música relajante y por supuesto con el móvil en silencio.
Busca tu «burbuja de máxima concentración» y no dudes en hablar con tu jefe o compañeros para que durante ese rato, no te pasen llamadas ni te molesten .
En esas horas de máxima productividad céntrate en realizar esas tareas que requieren de gran esfuerzo y concentración por tu parte porque son complejas, como por ejemplo:
- Preparar una Junta de propietarios importante
- Estudiar los presupuestos de rehabilitación de una fachada.
- Analizar propuestas de mejoras en costes en el balance económico de una comunidad grande
- Leer una demanda judicial que han presentado a la comunidad.
La importancia del horario de atención al público
Cuando empezamos como administradores de fincas, no solemos tener horario, ni en el despacho, ni mucho menos en la línea telefónica.
Con el tiempo, la experiencia y la necesidad por ser más productivo, te lleva a limitar ese horario de atención al público.
Con esto te reservas esa primera hora del día y el final de la mañana o el principio de la tarde para ti y tus tareas importantes.
No tengas miedo a poner estas medidas en marcha, marcarán un antes y un después.
Tus clientes han de entender que no puedes estar toda la jornada laboral atendiendo consultas, llamadas y visitas.
En un despacho de administración de fincas hay mucho que hacer tanto dentro, como fuera del despacho.
En los próximos años nos vamos a acostumbrar a ver Administradores que abren al público 4 días a la semana y en un horario de 10:00 a 13:30 y el viernes, sábado y domingo solo cogen llamadas urgentes.
6 Claves para organizar tu jornada
Para conseguir organizar nuestra jornada diaria de trabajo, aquí van 6 consejos, que si los pones en práctica en tu despacho, ya verás como te van a facilitar la organización de tu tiempo.
- Planifica al final del día y al final de la semana lo que vas a hacer al día siguiente o la semana siguiente. El conocido método Ivy Lee que ya explicamos aquí.
- No le dediques más de 15 minutos, recuerda no se trata de una tarea, se trata solo de planificar.
- Divide los proyectos grandes y complejos en tareas más pequeñas.
Si no lo haces se te atragantarán y no los empezarás nunca. Acabaras procrastinando estas tareas.
Si todos los días haces algo, aunque sea un ratito, al final de la semana verás que has adelantado en lo importante. - Intenta externalizar las tareas repetitivas que no te aportan valor. Por ejemplo la actualización de cuentas o la gestión de nóminas
- Agrupa tareas similares para hacerlas todas al mismo tiempo. Por ejemplo, si tienes que realizar visitas a las comunidades, organízalas por cercanía y visita en un mismo día 3 o 4 aprovechando que estas cerca y rentabilizando tu tiempo y los desplazamientos.
- Para y analiza . Cada 3 meses dedica un tiempo a pensar en lo que ha hecho durante estos últimos 3 meses y lo que deberías de hacer en los 3 siguientes meses.
Es importante tener una visión a corto, medio y largo plazo.
Lo ideal es que te reúnas con tu equipo, pongáis en común hitos y metas y valoréis que cosas os han retrasado o no han salido como esperabais.
- Aprovecha estas reuniones para realizarlas en un entorno diferente. Plantéatelas como un encuentro social con tu equipo cada cierto tiempo, en el que compartiréis muchas cosas interesantes y todo el mundo podrá poner en la mesa su punto de vista.
Seguro que si lo conviertes en un hábito, todo el mundo esperará ese día con ilusión como un momento para valorar todo lo que se ha hecho , que en un despacho de administración de fincas no es poco.
Esto sería un punto de partida, estamos convencidos que de aquí tu mismo / a sacaras nuevas ideas
Al final no más importante es dar el paso y poner en marcha hábitos y técnicas que os ayuden a seguir creciendo
Fynkus te lo pone fácil