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Te has preguntado alguna vez ¿Por qué hay gente que consigue lo que quiere o hace muchas cosas y, a otros no nos da la vida en nuestro trabajo?🤔 Administrador de fincas, no te pierdas este vídeo👇🏻

 

Para ser un buen administrador de fincas, necesitas ORGANIZARTE Y SER PRODUCTIVO.

La productividad está muy relacionada con la gestión de nuestro tiempo.

El propósito de este Módulo es ayudarte a aprovechar y gestionar mejor tu tiempo para ser más productivo, una vez que has optimizado tu tiempo, te tocará medir por encima del tiempo que le dedicas a tus tareas ya tus comunidades para empezar a tomar algunas decisiones importantes del tipo:

  • ¿Qué comunidades son las más rentables de tu despacho?
  • ¿Qué actividades dentro de mi despacho son más rentables si las externalizo?
  • ¿Contratando a una persona más podría coger más comunidades?
  • ¿Es mi equipo más productivo en una jornada intensiva por las mañanas, flexible, o un par de días teletrabajando?

Sabemos que esta profesión requiere de un horario de atención al público, el cual no podemos saltarnos, así que es importante que evolucione de una Cultura empresarial presidencialista, una cultura basada en objetivos y eficiencia.

Crear las condiciones más favorables para nuestro equipo hará que todos saquemos lo mejor de nosotros mismos.

 


El método KAN BAN

Dentro de la productividad en el despacho de administración de fincas podemos encontrarnos en diferentes niveles, los cuales explicaremos a continuación

Este método tan popular funciona con una lista de tareas en la que cada tarea puede estar básicamente en uno de estos estados 3:

  • Pendiente
  • En proceso
  • Hecha

1º Nivel de Productividad en un despacho de administración de fincas

Para ponerlo en marcha os vamos a recomendar la conocida aplicación TRELLO .

Una de las ventajas de estas herramientas es que está en la nube, y todos los empleados del despacho pueden compartir los tableros y cada uno sabe lo que están haciendo sus compañeros.

 

Aquí las tareas son tarjetas, que pueden tener dentro descripciones y archivos adjuntos.

El funcionamiento consiste en crear 3 columnas y asignarles los nombres de los estados en los que se encuentran las tarjetas: Pendiente, En proceso, Hecha.

Estas columnas son contenedoras de tarjetas (tareas) que iremos moviendo según se encuentren en un estado u otro.

 

En este primer nivel debemos trabajar un tiempo hasta que tengamos controlado y hayamos identificado todo lo que tenemos pendiente en el despacho. Es una organización inicial.

Consejos: 

  • Sólo con leer el título de la tarea ha de estar muy clara. La descripción en caso de haberla es solo para saber cómo hacerla y que pasos seguir en su caso.
  • Organiza las tareas dentro de la columna, poniendo arriba las que se han realizado primero, así facilitas el trabajo cogiendo siempre las de arriba y moviéndolas de columna cuando comiencen a hacer, o se terminen.

2º Nivel de Productividad en un despacho de administración de fincas

 

Aquí tenemos aquellos administradores de fincas que ya tienen un sistema para asignar prioridades a tareas.
En este nivel se debe de clasificar las tareas por su importancia y por su urgencia, la matriz de Eisenhower que te explicamos aquí 

Aquí os aconsejamos seguir con TRELLO , pero dividiendo la columna inicial de tareas pendientes, en otras dos:

  • Pendiente Importante
  • Pendiente NO importante

Y como comentábamos antes, poniendo las más urgentes al principio de la columna

3º Nivel de Productividad en un despacho de administración de fincas

Aquí el administrador de fincas ya ha conseguido tener todas sus tareas pendientes identificadas y sabe que tiene que hacer.

Ahora lo que tenemos que hacer es decidir Quién y cuándo se hace la tarea.

Es importante que no pases a este nivel sin haber pasado por los otros dos niveles

Aquí vas a necesitar herramientas que no solo clasifiquen las tareas, sino que tendrás que asignar un responsable a cada tarea y deberás de periodificarla con una fecha de ejecución.
La misma herramienta de TRELLO aún te puede servir.

Puedes utilizar etiquetas para poner en cada una de las tarjetas quien es el responsable y utilizar el powerup de calendario. De esta manera tendrás dos vistas distintas para ver tus tareas en tu tablero de tareas:

  • Una que es la que ya conocemos.
  • Otra que es un calendario donde puedes ver cuando tienes que hacer cada tarea.

Existen otras herramientas de pago como ASANA y MONDAY , pero TRELLO aun te puede ser muy útil

 

Por último, vamos con los administradores de fincas que son más atrevidos e innovadores

Pues para estos superadministradores 4.0 🚀 os recomendamos incorporar al despacho la metodología GTD, de David Allen, que veremos más adelante.

Por cierto, hemos dedicado un capítulo entero dentro del módulo para ver por encima de todas estas herramientas y aplicaciones, así que no te preocupes.

 

Recuerda, Fynkus te lo pone fácil 😎