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Si todavía no estas usando un sistema de Asignación de prioridades para organizar tus tareas, no puedes perderte este vídeo, donde hablaremos de la Matriz de Eisenhower

Tener un manual de procedimientos perfectamente documentado, te soluciona el COMO tienes que hacer las cosas, pero no te marca la prioridad de cada tarea para saber CUÁNDO realizarla y periodificar en tu Agenda.

Una característica común que tienen los empleados más productivos y que a su vez tienen todas sus tareas controladas, es su capacidad para PRIORIZAR una tarea en base a su importancia o su urgencia.

A lo largo de este MÓDULO de PRODUCTIVIDAD vamos a ver técnicas para conseguir agilizar esta toma de decisiones

En primer lugar hemos de PRIORIZAR y aquí todo empieza con la Matriz de Eisenhower

En esta matriz tenemos los cuatro cuadrantes posibles en el que se puede encontrar una tarea, en función de su importancia y de su urgencia.

En esta FASE hemos de coger todas nuestras tareas pendientes y hacernos dos preguntas muy sencillas en cada una de ellas:

  • ¿Es importante?
  • ¿Es urgente?

Esta clasificación de tareas que hacemos al inicio y una vez tengamos una respuesta, seremos capaces de asignarlas en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz.

 


Descarga la Matriz de Eisenhower Aquí

matriz%20de%20eisenhower.jpg?width=688&name=matriz%20de%20eisenhower - Curso Modulo 2 - Productividad Capítulo 2: Empieza a tomar decisiones

Tareas importantes y urgentes

Tienes que hacerlas ya, así que no las pierdas de vista porque es lo que vas a hacer a continuación.

Ejemplos:

  • Preparar la Junta general que voy a tener esta tarde.
  • Enviar los burofaxes de una comunidad con la deuda a los propietarios que según acuerdo de junta hay que presentar monitorio antes de final de mes.
  • Pedir 3 propuestas para reparar una fuga de una bajante que ya está ocasionando filtraciones a varias viviendas.

Tareas importantes, pero que no son urgentes

Estas tareas deberías de añadirlas a tu agenda con una fecha y una hora concretas

Ejemplos de estas tareas importantes pero no urgentes:

  • Revisar el estado de liquidez de una comunidad para ver si puede soportar el alto nivel de morosidad que tiene hasta la fecha de la celebración de la Junta dentro de 7 meses.
  • Pedir 3 propuestas de seguro comunitario para llevarlas a cabo a cabo a la Junta de propietarios dentro de un mes a solicitud del Presidente.
  • Visitar la comunidad para revisar la buena ejecución de la reparación de la fuga de la bajante que costó tanto dinero.

Tareas que no son importantes pero SI son urgentes

Estas tareas que no son importantes, si tienes gente a tu cargo, ni lo dudes, delégalas ya.

  1.  Delegar es fundamental para poder crecer y es la principal causa de bloqueo de un despacho de administración de fincas.
  2. Delegar es un arte, ya que tienes que ser asertivo y empático para que no se convierta en un orden y mando. Recuerda que tienes que cuidar las formas y deberás de justificar porque lo haces y porque delegas esto a una persona y no a otra.
  3. Delegar es confiar en tu equipo y en las personas que forman parte de él, lo cual es importantísimo para tener un buen equipo de trabajo.

¿Y si no puedes delegar porque aún no tienes empleados a tu cargo o los ves tan liados con tareas importantes, que has optado por hacerlas tu ?,

Resérvate un hueco todos los días en tu Agenda, para este tipo de tareas.😉

Vamos a ver unos Ejemplos de estas tareas:

  • Actualizar el listado de morosos para la Junta de esta tarde.
  • Preparar la Hoja del cambio de firmas del banco y los certificados de deuda para los monitorios, ya que el presidente vendrá mañana.
  • Enviar el Acta de la Junta, con las cuotas a pagar a todos los propietarios.

Tareas que ni son importantes ni son urgentes

Estas tareas directamente NO tienes que hacerlas mientras tengas tareas importantes o tareas urgentes.

No tiene ningún sentido ponerse con estas tareas y si lo haces, es porque te sientes cómodo haciéndolas y estás disfrutando en tu zona de confort, pero esto va en contra de tu productividad y hacerlas es saltarte las prioridades y tomar una mala decisión.

Ejemplos de estas tareas:

  • Leer las últimas actas de una comunidad que acabo de coger.
  • Buscar un restaurante para la comida de navidad dentro de 2 meses.
  •  O por qué no, ver esos videos de Fynkus sobre productividad, de los que me han hablado tan bien otros administradores 😎

 

Ya hemos visto cómo funciona nuestra matriz y lo fácil que parece clasificar nuestro listado de tareas, ahora hemos de preguntarnos:

  • ¿En qué cuadrante están las tareas en las que habéis estado metidos esta semana?
  • ¿A que tipo de tareas le destináis vuestro valioso tiempo?

Si eres un Administrador que aún no lleva muchas comunidades y prácticamente trabaja solo, todas tus tareas deben estar en estos 2 cuadrantes:

Tareas importantes y no urgentes y Tareas no Importantes y urgentes.

Si en cambio eres un Administrador con varias personas a tu cargo, tu objetivo debería estar únicamente en el cuadrante de Tareas importantes y no urgentes, y delegar siempre las tareas urgentes y no importantes.

No dejes que tus tareas Importantes se conviertan en Urgentes.

Esto es la base para avanzar con el resto de temas que vamos a tratar en otros capítulos así que repasa el video si es necesario pero lo tienes que tener muy claro para poder continuar con este módulo tan prometedor.

 

Y recuerda, con fynkus todo es mucho más fácil 😉