En el capítulo de hoy conocerás esos superpoderes y aceleradores definitivos para tu despacho, que son los que marcarán la diferencia entre administradores.
A lo largo de este módulo te hemos dado las claves para construir una estrategia sólida que te permita llevar tu despacho a otro nivel. Pero, aun así, necesitarás 3 superpoderes para llegar a lo más alto.
Son 3 rasgos, valores o aceleradores, que suelen tener esos administradores de fincas, a los que les suelen ir bien las cosas. Y gracias a ellos consiguen tener un crecimiento exponencial de su cartera para terminar consolidándose como una referencia en el sector.
Estos tres valores te permitirán poner el foco en lo realmente importante y que aporta valor a tus clientes. Y es que en una profesión como la nuestra intentar abarcarlo todo tú solo no es nada recomendable.
Aceleradores del despacho.
¿Pero cuáles son realmente esos 3 superpoderes o aceleradores que pondrán el turbo a tu despacho?
La digitalización de muchos procesos en tu despacho.
Tendrás que pasar por esa transformación digital si quieres acelerar tu despacho y convertirlo en una organización exponencial. La diferencia que te hace destacable frente al resto es el nivel de digitalización de tu despacho. Eso sí, este proceso no debe perjudicar al cliente final. Nuestra profesión exige un acercamiento muy personalizado y esperemos que este aspecto perdure en el tiempo.
No podemos obviar que la sociedad nos exige cada vez más transparencia, más rapidez y más disponibilidad a través de distintos canales. Así que, has de adaptarte a este nuevo escenario y digitalizar aquellos procesos susceptibles de hacerlo. Pues, de lo contrario, serás menos competitivo que otros administradores y tendrás que echar muchas horas para contentar a tus clientes.
Además, para que la digitalización de tu despacho sea un éxito has de saber elegir las herramientas adecuadas. Es decir, aquellas que mejor se adapten al tipo de despacho que eres y que quieres llegar a ser.
Saber delegar y externalizar.
Encomendar aquellas tareas que otros puedan hacer mejor que tú o a un coste más bajo, como la contabilidad te dejará tiempo para centrarte en lo realmente importante. Este, sin duda, es un gran acelerador con el que lograrás diferenciarte del resto.
Un error habitual es pensar que nadie hará las cosas mejor que nosotros mismos. Por ello, es importante que confíes en tu equipo y delegues con propósito y visión. Es decir, si quieres un despacho grande tendrás que apoyarte en alguien de tu despacho o contratar personal que te sustituya en ciertas juntas. Algo que también te sirve si quieres delegar la revisión de balances que entregas a propietarios, generar y enviar remesas o negociar con proveedores.
Pero además de delegar, has de pensar en externalizar ciertas áreas o procesos de tu despacho. Y te estarás preguntando ¿Qué procesos son susceptibles de externalización?
Algunos como la contabilidad, envíos postales, monitorios, atención 24h de urgencias o tramitación de subvenciones, son ejemplos claros. Otra cuestión que también puedes plantearte externalizar es tu espacio de trabajo. Optar por un cowork puede ser buena solución para ciertas áreas o en determinadas etapas del negocio. Como, por ejemplo, cuando un administrador tiene una cartera estable y madura en la que el boca a boca es su forma de captar comunidades. En esta etapa, el cowork ofrece salas de reuniones para cuestiones importantes que exijan presencialidad y el resto de días puedes teletrabajar.
Tener un plan de formación en tu despacho: acelerador del equipo.
Probablemente este sea el superpoder más importante para acelerar un despacho de administración de fincas. Conseguir una cultura de formación será fundamental para que crezca tu negocio. Debes consensuar un plan de formación con tu equipo para detectar las necesidades y aquellas áreas de mejora. De esta forma, todo el equipo será más completo y lo de delegar ya no será un problema.
¿Qué tipo de formación será aceleradora de un despacho de administración de fincas?
Formación en áreas concretas de la profesión.
Es necesario que todo el despacho se sienta cómodo al hablar de la contabilidad de una comunidad. Al igual que de las mayorías necesarias para tomar acuerdos en junta o hablar de la Ley de Propiedad Horizontal.
Esta información está muy accesible en los Colegios Profesionales con cursos de perfeccionamiento. También es importante leer artículos en redes sociales o revistas de actualidad para estar al día de lo que ocurre en el sector.
Productividad del despacho.
Nuestro primer módulo está dedicado a esto, así que, anímate a verlo. Formarte en habilidades digitales será fundamental. O lo que es lo mismo, manejar bien tu software de gestión de comunidades, Excel, comandos de teclado o ser organizado con el email. Aspectos en los que puedes mejorar sin demasiado esfuerzo y con los que notarás resultados asombrosos en poco tiempo.
Soft Skills.
Se trata de aquellas habilidades relacionadas con las relaciones personales, la comunicación y el trabajo de equipo. Competencias importantes para cualquier profesión y obviamente en la administración de fincas, que implica contacto directo con los propietarios. Esto te ayudará a sacar el máximo de todo el equipo y a conectar mucho mejor con tus comunidades.
Algunas de esas Soft Skills que puedes incluir en tu plan de formación son las siguientes:
- Saber redactar. Actas, propuestas comerciales, emails.
- Hablar en público. Fundamental en tus juntas de propietarios, para exponer tu propuesta comercial o incluso dar charlas.
- Técnicas de negociación. Piensa que estás negociando continuamente con clientes y proveedores en reconocimiento de deudas y tramitación de siniestros y reparaciones. Incluso tendrás que negociar tus propios honorarios.
- Liderazgo de equipos. Ser buen líder es la base si quieres que tu equipo funcione. Ten en cuenta que no solo eres líder en tu despacho, sino que también tendrás que presentarte como tal en tus comunidades.
Con todo esto ponemos fin a cómo acelerar un despacho de administración de fincas y a nuestro Módulo 3 Destaca y Diferénciate. Esperamos que te haya servido de ayuda y nos vemos en el siguiente.
Fynkus te lo pone fácil.