En este capítulo vamos a meternos en materia, analizaremos los 10 ladrones del tiempo más habituales de un administrador de fincas y veremos como «atraparlos»
¿Qué son los «Ladrones del tiempo»?
Son esas tareas o actividades cotidianas que nos «roban» nuestro valioso tiempo.
Identificarlos es el primer paso que hemos de dar para poder tomar decisiones. Te aconsejamos que invita a tu equipo a que se tomen 10 minutos a pensar en lo que sucede durante el día.
A continuación, poner todos en común todas las conclusiones, para ver donde coincidís y así tomar decisiones, para evitar que los ladrones del tiempo se conviertan en los protagonistas de nuestros problemas de organización.
Tenemos buenas noticias para ti administrador de fincas
- La primera es que si atacas a estos ladrones del tiempo desde un inicio, vas a ver resultados asombrosos de un día para otro.
De hecho yo aconsejo empezar por aquí, ya que con 4 o 5 medidas puedes ganar todo ese tiempo extra que vas a necesitar para aplicar todas las medidas de productividad que vamos a ver en este módulo.
- La otra buena noticia es que los ladrones de tiempo en un despacho de administración de fincas son bastante comunes y no vas a empezar desde cero con tu lista, ya que a lo largo de este capítulo te vamos a enumerar los ladrones de tiempo más frecuentes en tu profesión.
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1) Las interrupciones
Esta lista de ladrones del tiempo tiene casi siempre un protagonista indiscutible para un administrador de fincas que no es otro que las interrupciones. En esta profesión tenemos interrupciones constantemente y hay que vivir con esto, ya que forma parte de nuestro trabajo.
Pero lo que sí que podemos hacer es minimizar estas interrupciones o dirigirlas hacia un espacio concreto del día o de la semana, para que afecte lo mínimo posible a nuestra productividad.
Aquí van unas cuantas ideas:
- Reduzca su horario de atención telefónica y atención en el despacho para atender a los clientes.
Por estar más horas no vas a dar mejor servicio. Eso sí, cuando les atiendas has de dedicarles el 100% de tu atención y ser muy eficaz. - Si tienes la oportunidad establece un sistema de cita previa para quien quiera ir al despacho, esto te permitirá controlar en qué horas la gente, quien viene y si tienes que preparar alguna cosa.
- Y por último, gestiona las interrupciones dentro de tu equipo. Dejad claro en vuestro despacho que horas son importantes para vosotros y necesitáis que no os molesten.
2) Exceso de notificaciones innecesarias
Evita tener activadas las notificaciones de plataformas tipo WhatsApp o e-mail, tanto en el móvil cómo en el ordenador, en especial en las horas que tengas identificadas como «Productivas»
Puedes dejar canales abiertos para temas de urgencia.
Todos sabemos que es tentador consultar quien te ha escrito un mensaje, o te ha mencionado en alguna red social, pero debemos evitar ese tipo de distracciones porque son grandes ladrones del tiempo, hacen que desconectes de tu tarea en la que estabas centrado, y después cuesta retomar de nuevo el punto en el que estabas.
Si algo es realmente urgente, no te enviarán un mail, te llamarán o te visitarán en el despacho.
Hay tiempo para todo, así que lo mejor es que te dejes un espacio para consultar tus mensajes, comentarios, redes sociales, etc. y de ese modo tampoco descuide esas actividades.
3) No gestionar bien tu correo
La obsesión por vaciar nuestra bandeja de entrada es un hábito que engancha.
El correo electrónico es el mayor enemigo de la productividad en la actualidad porque nos desvía de nuestros objetivos y de las tareas importantes
Hay personas que utilizan su bandeja de entrada como un listado de tareas pendientes, esto es un gran error
Este tema es tan importante que tenemos un capítulo dedicado exclusivamente a la utilización de tu correo electrónico
4) No delegar sable
Otro ladrón del tiempo muy común en nuestro oficio, es la incapacidad de delegar, que te puede costar muy caro.
¿Te acuerdas de lo que vimos en otro capítulo sobre lo que había que hacer con las tareas urgentes y no importantes?
Cuando no confías en tus compañeros para realizar alguna de esas tareas que deberías de delegar, no solo te cargas tu de trabajo y estrés, sino que desmoralizas a las personas que dominan esas tareas.
Nuestro consejo es que dediques unos minutos a analizar que tareas son imprescindibles que hagas tu, y no pueden ser asumidas por otra persona. Una vez las tengas identificadas y asumidas, todas las demás comienza a delegarlas en las personas de tu equipo.
Lo último que te interesa es convertirte en el cuello de botella de tu despacho.
5) La multitarea, o tener muchas tareas en proceso y pendientes.
Suele haber personas dentro de un equipo de administración de fincas, a las que les cuesta mucho, o incluso no saben decir que no. Estas personas asumen cualquier tarea que se les asigna, aunque no pueden realizarla, y durante el día van saltando de tarea en tarea sin llegar a terminar ninguna.
Se acabó eso de decir que puedo hacer 2 o 3 cosas a la vez, ya que está más que comprobado que la eficacia y la calidad del trabajo descienden con la multitarea.
6) No tener procedimientos para todo
Este es un tema importante al que ya le hemos dedicado un módulo completo en este Curso para administradores de fincas. Puedes consultarlo Aquí.
No tener procedimientos va a ocasionar que cada vez que tengamos que realizar una tarea en el despacho, tengamos que averiguar como lo hicimos en su día, interrumpiendo o preguntando a tus compañeros del despacho.
Si no seguimos el mismo proceso a la hora de realizar tareas, cuando otra persona coja una tarea que dejó el compañero, va a tener que dedicarle mucho tiempo a revisarla.
El no tener un manual sobre cómo afrontar una tarea que puede ser compleja, va a provocar “Parálisis por análisis” Y caeremos en la procrastinación, posponiendo la tarea día tras día hasta que ya sea urgente.
7) Las urgencias
Las tareas urgentes son también un ladrón del tiempo muy común en nuestros despachos de administración de fincas.
De manera silenciosa, poco a poco se va apoderando de nuestro despacho, haciéndonos creer que lo urgente es lo importante.
Las urgencias nos hacen cambiar nuestra planificación y dejar lo que estamos haciendo para hacer la urgencia.
Y ¿Cómo evitamos las urgencias?
Su causa no es ni más ni menos que una falta de planificación y organización y como hemos mencionado en el punto anterior, una consecuencia de procrastinar demasiado
8) Aprovecha tus horas de mayor rendimiento
Todos tenemos nuestras horas de mayor rendimiento, en las que somos mucho más productivos, se nos ocurren ideas, rindes mejor y ves las cosas con mucha claridad.
Identifica Estas horas, ponte Una Auriculares con música para concentrarte, Bloquea Lite ralmente tu agenda de un AEE horas y avisa a tus compañeros Que No pueden interrumpirte o molestarte Durante ESE Rango de Horas.
Si alguien viene a interrumpirte, pon tu mejor sonrisa y dile «ahora no puedo» y fija una hora para quedar con esa persona.
9) Ser demasiado perfeccionista
Algunos administradores de fincas suelen confundir la perfección con la eficiencia o la eficacia.
Pero en realidad dedican un tiempo innecesario a realizar trabajos que les consumen muchísimo tiempo y que no aportan apenas valor al cliente.
Veamos algunos ejemplos:
- imprimir y guardar en papel prácticamente todo, como facturas, contenido de remesas del banco, comunicaciones, etc. para archivarlo minuciosamente en una carpeta, que va a parar una estantería perfectamente organizada por si algún día la necesito.
Esto no está mal, al contrario, pero realiza esta tarea si el tiempo o el dinero te sobra, ya que invertir ese esfuerzo en otras tareas te van a aportar mucho más.
La perfección no existe. Puedes hacer las cosas bien pero siempre habrá alguien que las haga mejor que tu.
Nuestro consejo es que asignada a tus procedimientos un tiempo determinado para realizarlos y un indicador de calidad para la tarea, y una vez terminado, pases a otra tarea.
En un capítulo vamos a ver la técnica del tiempo Blocking que consiste precisamente en limitar el tiempo que le dedicas a cada tarea y así no caigas en la tentación de ser demasiado perfeccionista.
10) No manejar bien tus herramientas de trabajo
En un despacho de administración de fincas utilizamos en el día a día multitud de herramientas que nos pueden agilizar el trabajo. Pero de nada sirven si no las utilizamos de manera correcta, o mejor dicho, si no les sacamos el máximo rendimiento.
Algunos ejemplos:
- Hay personas que no saben utilizar los atajos de teclado, e invierten mucho más tiempo en cada acción haciéndolo todo con el ratón.
- Otros no trabajan con dos pantallas, cuando es algo fundamental en tareas diarias, en las que tienes que estar en diversas ventanas.
- Los hay que no saben utilizar el Excel, aunque sea para las operaciones más básicas.
- Y lo que es aún peor, no tener un buen conocimiento de las herramientas que utilizas todos los días, como tu programa de gestión del despacho, ya que inviertes mucho tiempo en realizar las tareas
Quizás por eso En Fynkus nos hemos propuesto hacerlo todo más fácil.
Una actitud de no tener curiosidad por descubrir nuevas maneras de hacer las cosas y aferrarnos a nuestra zona de confort, no es la más acertada para avanzar.
Como habrás descubierto, todos los administradores tenemos algún ladrón del tiempo infiltrado en nuestros despachos.
Ahora ya sabes quienes son y cómo puedes atraparlos para que no te roben la productividad de tu equipo.
No te pierdas el resto de los capítulos, porque veremos en detalle algunas de las técnicas que hemos mencionado.
Y recuerda,
Fynkus te lo pone fácil😉