Parece una tarea sencilla, aunque no lo es. Llevar una buena gestión del mail, te va a ayudar a optimizar el tiempo que le dedicas a esta tarea, y así poder dedicárselo a otras tareas que te aporten más valor👍🏻al despacho
Como ya adelantamos en el capítulo 3 de este Módulo, el correo electrónico está en el TOP 3 de los ladrones del tiempo de un administrador de fincas.
El 90% de los trabajadores pasa una media de 3 horas al día gestionando correos electrónicos relacionados con trabajo y otras tantas respondiendo correos personales.
https://youtu.be/ZxiSZaVfHfU
El mail, el gran enemigo de la productividad
En corre electrónico no solo es uno de los mayores enemigos de la productividad, sino que está diseñado para que nos enganche día a día y seamos incapaces de resistirnos a revisar nuestra bandeja de entrada constantemente.
Esto no es casualidad, el email está establecido para engancharnos, igual que las redes sociales.
Se trata de un juego en el que entran emails por arriba y el objetivo es quedarse sin emails en la bandeja de entrada, para lo cual hacemos una de estas tres cosas:
- Respondemos el email y lo archivamos.
- Lo convertimos en una tarea que posponemos para otro momento
- Reenviamos el email a otra persona, lo delegamos.
Te recomendamos que leas el archiconocido libro
«Enganchado» (Enganchado) de Nir Eyal.
Verás que esto ya está más que inventado.
No se trata de no responder correos electrónicos o no consultar nuestra bandeja de entrada, ya que como administradores de fincas debemos responder a los mail hacer sí o sí.
La cuestión es cómo hacerlo para que no afecte a nuestro plan de prioridades y ese hábito no nos desvíe de nuestros objetivos o de las tareas realmente importantes.
Muchas personas acabamos utilizando el correo electrónico como nuestro gestor de tareas.
Incluso hay administradores que para que no se les una tarea, se auto-envían un email para tenerlo en la bandeja de entrada pendiente de hacer.
En este sentido, nos gusta mucho esta frase:
«Si montas el trabajo de tu día a día desde el correo electrónico, estás trabajando para las prioridades de otro, no para las tuyas»
Y este tema se agrava cuando utilizamos el correo electrónico como canal de comunicación para tareas urgentes de las comunidades de propietarios, ya que nos hace aún más dependientes.
Si eres un administrador de los que está pasando por esta situación te recomendamos, empieces por poner en marcha el siguiente Método que vamos a dividir en 3 Pasos:
1º: Busca tu Herramienta de gestión de tareas
El email no está diseñado para gestionar tareas. Para eso hay aplicaciones gratuitas y si ya necesitas compartir y colaborar con más gente del equipo, tienen una cuota ridícula en comparación con los beneficios que suponen. En el Capitulo 6 hemos visto algunas de estas herramientas para ser más productivos.
2º: El mail NO es para cosas URGENTES
Existen otro tipo de canales más directos, Teléfono, WhatsApp, una aplicación como Fynkus donde tus clientes pueden comunicarse contigo para temas de urgencia.
Para el equipo del despacho, puedes utilizar aplicaciones de mensajería interna como Hangouts o Slack.
Deja muy claro a tus clientes que el email lo revisarás todos los días, pero solo a determinadas horas.
Si necesitan algo urgente, se pongan en contacto contigo por otro canal.
Estudia la posibilidad de configurar una respuesta automática en tu gestor de emails, que diga algo así:
“Soy Juan de Administraciones La esperanza. Gracias por tu email, el cual revisaremos a lo largo del día.
Si se trata de una cuestión urgente, le ruego se ponga en contacto con nosotros a través de nuestra APP o llamando al siguiente número de teléfono… ”
misto os puede ayudar a:
- Desenganchar ese hábito de revisar correos electrónicos constantemente,
- Tus clientes se quedan tranquilos de que lo ha recibido y no esperan que les contestes en el momento
- Les das una opción por otra vía por si lo considera urgente.
Si llegas a realizar estos 2 primeros pasos, habrás conseguido utilizar el correo electrónico como un canal de comunicación de tareas No Urgentes y no como un gestor de todo tipo de tareas.
3º: Cambia tus hábitos a la hora de acceder al email
Ahora ya estás preparado para comenzar con el tercer paso.
Sabemos que transformar un hábito que ya tenemos interiorizado, son palabras mayores, pero es la prueba definitiva para saber que te has desenganchado del mail.
Aquí van unas reglas que han puesto en marcha algunos administradores y les funcionan:
Primera regla : A primera hora de la mañana (recuerda que para muchos también coinciden con nuestras horas más productivas) está terminantemente prohibido abrir el email.
A esa hora que no nos suele molestar nadie, justo antes de nuestro horario de atención al cliente, nos debemos de dedicar a tareas importantes que tengamos planificadas para ese momento.
Si consultamos el email, no haremos más que desviar nuestra atención a los imprevistos y lo que es peor desviarnos de nuestro plan. … ¡No es la mejor manera de empezar bien el día!
La segunda regla: Establece unas horas concretas para consultar el correo electrónico. Y para esto te propongo los siguientes 3 horarios o ranuras en tu agenda:
- A las once de la mañana.
- A la una del mediodía.
- A las cinco de la tarde.
Estas horas no son al azar.
Tras haber dedicado las horas más productivas a las tareas importantes, podemos continuar con tareas más ligeras para desconectar, y sin duda al mail es una opción.
- A las 11 atenderemos los correos electrónicos que nos han entrado, en su mayoría durante la mañana y también los correos electrónicos que nos han enviado por la tarde del día anterior (recuerda que no eran urgentes).
- A la 13 realizaremos una «Revisión» de lo que haya quedado pendiente.
- Y un ultimo vistazo a las 17 para dejar solucionado las tareas del día. Si nos entra algo después, lo revisaremos al día siguiente a las 11.
Aproximadamente y para que te hagas una idea no deberías dedicar más de media hora a cada una de estas revisiones.
Y si te preguntas que deberías hacer con cada email, no te pierdas nuestro capítulo 5. Hablaremos del método GTD y explicamos esta metodología que te dirá exactamente los pasos a dar.
Básicamente una regla general sería la siguiente:
Cuando abras un email, toma una decisión sobre él:
Dar una respuesta rápida, archivarlo o borrarlo; pero nunca dejes el email abierto y sin hacer nada con él y pases al siguiente.
Si saltas de uno a otro, pero no los gestionas, tendrás que volver a dedicarles tiempo otra vez.
4º Paso: Utiliza tu gestor de correos electrónicos adecuadamente.
Para ello debemos tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de redactar un correo electrónico además de tener muy bien organizada nuestra estructura de archivos con etiquetas y filtros para que una vista simple sepamos de qué va cada cosa.
Algunas reglas básicas:
Un email tiene que ser breve, directo y claro.
Si escribes un email largo, ¿Cómo te imaginas cuál será la respuesta?
También larga, lo que supone más trabajo para ti.
No escribir un email si no es necesario.
Evita los típicos OK, GENIAL, etc.
Estos mail implican otra respuesta por parte del cliente, llenando tu bandeja de entrada de mails innecesarios.
El asunto es la clave
El asunto del email es muy importante y debe dejar muy claro que es lo que va a contener el email.
Una buena práctica sería que el asunto empieza con el nombre de la comunidad y luego un guion para poner a continuación un título de lo que trata el email.
Evitar los asuntos predefinidos al respondedor el email, ya que forman cadenas de correos que terminan en emails que no tienen nada que ver con lo que hay dentro.
De esta manera os haréis la vida mucho más fácil cuando busquéis un email.
Sabréis que en el título siempre está el nombre de la comunidad y al no tener que abrirlo para saber que hay dentro del cuerpo del email, os va a ahorrar mucho tiempo.
Esto también es importante para generar una buena imagen de orden y claridad a vuestros clientes.
Organizar la bandeja de entrada .
Lo ideal es tener una carpeta por comunidad y luego algunas carpetas mas para asuntos comunes del despacho.
Los filtros y auto etiquetado que incorporan herramientas como Gmail, son ideales para ver en la bandeja de entrada que correos electrónicos pueden ser importantes y cuales no , sin necesidad de abrirlos.
Dedica un tiempo a todo esto con algún tutorial de los que hay en YouTube. ¡Ahorrarás mucho tiempo en el futuro!
Esto es todo un arte que con la práctica irás perfeccionando😉
Recuerda, Fynkus te lo pone fácil.